1、英文商务书信的基本格式包括三种格式 商务书信的格式(1) ：齐头式齐头式（blockstyle）是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。

(资料图片仅供参考)

2、不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。

3、齐头式很简单，因此非常受欢迎。

4、其主要格式如下：段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。

5、不同的段落之间要空行：不同的部分（比如说不同的段落，或商务书信中的地址），则以空行的方式隔开——(1)寄信人地址和收件人的地址之间：空三行(2)称呼与信件正文的第一段之间：空一行(3) 信件正文的段落之间：空一行(4)大小标题与随后的段落之间：不空行2、商务书信的格式(2)：改良齐头式改良齐头式（modifiedblock style）结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：①段落首行齐头，新段落与左边界齐头（flushleft）。

6、②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。

7、改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。

8、3、商务书信的格式(3)：缩排式缩排式（indentedstyle）比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。

9、缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。

10、在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。

11、有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。

12、有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。

13、现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。

14、在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：1) 段落的第一行2) 寄件人地址（return address）3) 寄件日期（date）4) 结尾敬辞（complimentaryclose）5) 签名（signature）采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。

15、对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。

16、① 段落的第一行要缩排每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离 1.5 厘米左右；这是最常见的缩排距离，但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。

17、不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。

18、关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。

19、要把段落缩排有几种可行的做法：可以按几次空格键可以按一次tab 键也可以利用段落格式设定的功能通常你会用 enter 键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。

20、不过最重要的原则仍然是要前后一致。

21、② 商务书信中的其他部分缩排商务书信采用缩排式时，还有其他的部分也要缩排：寄件人地址、日期、结尾敬辞、签名。

22、这些部分的缩排方式，应该从页面的右半边起头，统一从页面中线稍微往右的地方起头。

23、商务书信介绍商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

24、需要写商务书信的情况你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。

25、有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。

26、商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。

27、通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。

28、如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。

29、信的长度超过一页时，安排格式如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。

30、至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。

31、你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

32、扩展材料商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。

33、书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。

34、①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.②对女性一般称呼 Mrs.， Madam 或 Miss。

35、③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。

36、例如 Professor （缩写为 Prof.），Doctor （缩写为 Dr.）， General (缩写为 Gen.) 。

37、这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

38、④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。

39、Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。

40、用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。

41、若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。

42、⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （复数为 Excellencies）。

43、⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。

44、有时也用 Your Majesty 称呼以表示。

45、客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。

46、⑦对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。

47、商务信函信的正文（Body of the Letter）信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。

48、在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。

49、在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。

50、商务信函结束语（Complimentary Close）结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。

51、第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。

52、结束语视写信人与收信人的关系而定。

53、签名（Signature）信末的签名一般低于结束语一二行，从信纸中间偏右的地方开始写。

54、若写信人是女性，与收信人又不相识，则一般在署名前用括号注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便对方回信时知道如何称呼。

55、有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔附件（Enclosure）信件若有附件，应在左下角注明 Encl. 或 Enc.。

56、若附件不止一个，则应写出2（或3，4，5等）Encls.再启（Postscript, 缩写为 P. S.）再启部分用于补叙正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的函件中更应避免使用。

57、私人和公务信函--注意事项首先，写信者应设身处地想到对方，尊重对方的风俗习惯。

58、其次，英文信应该行文流畅、言简意赅，避免冗长。

59、这就是说，写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息，而且写信者应将其所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。

60、书信交往，同样需要以礼待人。

61、因而在写信过程中，要避免伤害对方感情，措辞上多选用些礼貌婉转词语。

62、最后，除了避免语法、拼写、标点错误外，信中所引用的史料、数据等也应准确无误.私人和公务信函--常用句式。

本文分享完毕，希望对大家有所帮助。

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